Present Perfect Agency — агентство языковых услуг
Помогают бизнесам с переводами, сопровождением, ведением бизнес-документации и всем, что связано с языками.

Сайт: https://presentperfect.agency/
Facebook: https://www.facebook.com/present.perfect.translations

Елена Мироник — создатель и руководитель Present Perfect Agency
Использовала Finmap во время работы в IT рекрутинговом агентстве.
В своем бизнесе ведет учет финансов в Finmap с первого дня.
Любит следить за движением денег, особенно когда они поступают.

Как думаете, когда бизнесу нужно внедрять финучет?

1. После кассового разрыва, чтобы не повторять этот опыт
2. Когда упадет прибыль, чтобы найти причину
3. Когда бизнес станет достаточно крупным

На самом деле, тут нет правильного варианта. Системный учет денег нужен бизнесу с первого же дня. С этим согласна Елена, основательница агентства языковых услуг Present Perfect Agency. «С первой же транзакции начала вести все записи в Finmap», — говорит она.

Почему даже в небольшом бизнесе Елена решила вести системный учет сразу же и как ей помогает Finmap, рассказываем в этом кейсе.

Дано

До конца 2020 года Елена работала в IT рекрутинговом агентстве. После — основала Present Perfect Agency. И тогда, и сейчас учет денег бизнеса она доверила Finmap. Почему?

Решающим фактором, чтобы попробовать Finmap, стала простота.

Елена узнала про сервис от Александра Соловья (сооснователь Finmap), с которым давно знакома. Увидела в соцсетях информацию, что он развивает решение для финансового учета. Поэтому, когда в IT рекрутинговом агентстве возникла задача вести учет, Елена сразу решила попробовать продукт.

До этого она анализировала сервисы, чтобы автоматизировать процессы. Однако нашла только зарубежные решения, которые больше подходили крупному бизнесу, были слишком сложными и дорогими для небольшой компании. Finmap же был простым, понятным и доступным.

Со временем, решив открыть свое дело, Елена также сразу приняла решение вести учет в Finmap.

Задача

У Елены не было сложностей с ведением финучета. Но были 3 ключевые задачи:

1️⃣ Учет не должен был занимать много времени. Ежедневно и так очень гора операционки, особенно в проекте, который только недавно стартовал. Тратить часы на ведение таблиц вручную было некогда.

2️⃣ Хотелось видеть понятные данные:

«Какое-то время я пыталась вести все в Google-таблицах. Но это занимает много времени. Просто банальное введение руками всех названий, всех данных. Ты стараешься ускориться, сокращаешь. Потом не помнишь, где что написал. Плюс с телефона в Excel и даже в Google-таблицах все едет, неудобно вводить данные».

3️⃣ Вести учет в одном месте. На работе IT рекрутинговом агентстве Елена сталкивалась с ситуациями, когда нужно было дать кому-то доступ к таблице. Но при этом не хотелось открывать все данные. В итоге приходилось создавать копии таблиц. Конечно, потом они путались, смысл и логика их ведения забывались. Проще было все сжечь и начать заново, чем понять, что там к чему.

Решение от Finmap

«Рада, что не надо использовать какое-то решение для больших бизнесов и пытаться его прикрутить на те небольшие проекты, с которыми мне приходилось работать».

Проанализировав финансовый учет на прошлых местах работы, Елена заметила, что многие важные показатели не учитываются. В Finmap она стала вводить абсолютно все данные, в том числе затраты на хостинг и почту. Распределила расходы и доходы по категориям*. Таким образом появилась система, платежи перестали теряться.

* Категориями в Finmap можно обозначить типы доходов и расходов. Это помогает отслеживать поступления и траты в каждом конкретном типе. Например, сколько компания тратит на рекламу в Facebook, сколько зарабатывает на одном конкретном проекте.

Начав свое дело, Елена также сразу настроила учет по категориям. В Present Perfect Agency есть небольшое количество постоянных расходов (например, софт для переводчиков), также переменные расходы на оплаты переводчикам в зависимости от проектов.

Все расходы можно планировать заранее и отслеживать в Платежном календаре*, чтобы избежать кассового разрыва.

* Платежный календарь в Finmap отображает все запланированные поступления и расходы по датам. Например, вы указываете, что ежемесячно 17 числа платите за аренду офиса $500. В платежном календаре каждый месяц 17 числа будет отмечено, что вам предстоит расход $500.

Елене также очень помогает панель со счетами. Клиенты Present Perfect Agency оплачивают услуги на счета в Украине, в зарубежных банках, на личные карты, наличкой и даже могут делать это в криптовалюте.

Вся актуальная информация о количестве денег на счетах отображается в Finmap. Елене не приходится заходить отдельно в личный кабинет каждого банка и кошелька. Она в любой момент видит, сколько денег и где именно есть в компании прямо сейчас.

Также Елене важно вести учет движения денежных средств, чтобы понимать, что откуда пришло и куда ушло. Ведь у компании есть счета в разных валютах, не только в Украине, но и за границей. В этом ей помогает отчет «Деньги/Cash Flow»*.

* Отчет «Деньги» в Finmap показывает движение денежных средств. Позволяет видеть, какие суммы поступают в компанию и какие расходуются.

Еще один ключевой отчет в Present Perfect Agency — «P&L»*, отчет о прибыли и убытках. С его помощью Елена может контролировать, есть ли прибыль у агентства за определенный период. Если есть, то какая. Если нет — какие убытки и почему так произошло.

* Отчет P&L — отчет о прибыли и убытках. Показывает прибыль и убытки компании за определенный период, например, за месяц. Для этого из всех доходов за данный период вычитаются все расходы за этот же период.

При этом для Елены важно, что все данные она может внести буквально за несколько минут не только с компьютера, но и через Телеграм-бот. Поэтому информация не теряется и всегда максимально актуальная.

Также совсем недавно у Елены появилась помощница. Это значит, теперь можно делегировать ведение учета. При этом в Finmap легко настроить любые ограничения и выбрать, какую информацию сотрудник сможет добавлять, какую просматривать, а что вообще будет закрыто даже для просмотра. Поэтому создавать копии и наводить хаос в учете ради конфиденциальности не придется.

Что в результате

«Это та боль головная, которую ты себе снимаешь и тебе не нужно об этом думать наряду с другими вопросами в операционке, которые возникают каждый день».

✅ В IT рекрутинговом агентстве Елена с помощью Finmap настроила системный учет денег. Ранее фиксировали только приход денег от клиента и расход на бонусы рекрутерам. При этом многие постоянные расходы, как оплата хостинга, корпоративной почты и другие, не учитывались. С внедрением Finmap появилась система.

✅ Стало удобно делать отчеты. Finmap сам формирует их на основе внесенных данных в виде наглядных графиков и диаграмм. Отчет можно выгрузить в PDF или Excel.

«На прошлой работе (в IT рекрутинговом агентстве) у нас была традиция, когда руководители тоже отчитывались перед сотрудниками. И, конечно, удобно, когда можно просто PDF-ку выгрузить и все», — поделилась Елена.

✅ В агентстве также настроен системный учет финансов. Елена в любой момент видит, сколько денег на каждом счету, какие оплаты от клиентов поступили, а какие еще ожидаются, сколько потрачено, какие платежи запланированы.

✅ На учет уходит минимум времени. Это особенно важно в небольшом бизнесе, когда у собственника много задач ежедневно и нет большой команды, которой можно делегировать.

«Все перед глазами, нажимаешь 2-3 кнопки и можно внести/получить всю информацию».

✅ Чтобы внести данные, достаточно воспользоваться Телеграм-ботом. Поэтому ничего не теряется, ведь добавить поступление или расход можно даже когда стоишь в пробке или пьешь кофе.

✅ И главное, что отмечает Елена, благодаря Finmap есть «Понимание, куда мы идем, как развиваемся, масштабируемся ли и на что стоит обращать внимание».

P.S. Почему Елена «нырнула» в Finmap без сомнений, как Телеграм-бот стал одним из лучших друзей и почему она рекомендует Finmap всем, от логистических компаний до бюро переводов, смотрите в этом видео.

‍